オフィスでは整理整頓した方が良い理由。【業務効率アップ】
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皆さんはオフィスの机はキレイですか？
検索力の重要性。
検索というとググると言うイメージでそれも重要ですが、仕事においてもそうです。
必要な資料、必要な情報。これらをいつでもすぐ引き出せる様にしておく事が大事。
そうなると、机の上もＰＣのフォルダも自ずと綺麗になると思います。よく机キレイだな！と言われます。#業務効率— TKA@FX専業トレーダー、情報発信 (@tka67142080) October 3, 2019
自分は「アイツの机はキレイだな。」とよく言われます。
ただ家でも同じか？と言われると、ぶっちゃけ違います。
汚いとまではいかないけど、キレイではないですね。
なぜ仕事場だけキレイにしているかと言うと、
仕事中に必要な書類がすぐ出てこないと、イライラするからです。
後は業務効率アップにおいて確実に必要だからです。
これは実際の机もそうですが、ＰＣのデスクトップも同様です。
今回は整理整頓の重要性について、書いてみたいと思います。
何でも人に聞く人。
会社の年配の方に多いと思うのですが、
自分でまず調べないで、とにかく人に聞く人はいませんか？自分の周りにはいます。
聞かれる度に、手が止まってしまうので集中も途切れてしまいます。
まぁ自分より時給の高い人なら、仕方ない部分もあるのですが、
頑張って効率化して、作った時間を奪われるのは、少し納得がいきません。
自分に聞いてくる理由としては。
１、聞きやすい。
２、自分で調べるより、答えが早く出るから、かと思います。
しかもそういう人に限って、同じ事を何度も聞いて来たりもしますよね。
こういう人も、自分で調べるという事が、苦手なのもあると思います。
整理整頓した方が良い理由。
業務効率が向上する。
業務に必要な書類等がさっと見つけれると、当然業務効率は上がる。
１件当たり３０秒としても、積り積もると膨大な時間になると思います。
信頼構築につながる。
上司などから指示された場合、必要な資料を早く出せると、印象は良いと思います。
身の回りをキレイにする事で評価も上がるし、一石二鳥だと思います。
机の上や、ＰＣのフォルダがキレイになる。
きちんとカテゴリー分けを行う事で、必然的に机の上はキレイになると思います。
フォルダ分け等も適切に行う事で、ＰＣ内も自然にキレイに分かり易くなると思います。
人の時間を奪わない。
これも大変重要だと思います。
自分が非効率なのはまだしも、人に聞く事によって、
その人の効率まで下げてしまうのは、如何かなものかと思います。
どのように整理整頓するか？
現在はペーパレスになってきてるとは思うのですが、
自分の会社の様に、根強く残ってる所もあると思うので、含めて考えてみたいと思います。
引き出し、ファイルにカテゴリー分けをする。
まずはどうカテゴリー分けするのか？が重要だと思います。
どういう風にカテゴリー分けをしたら良いかというと、ずばり検索しやすい様に分ける事です。
ＰＤＦでなるべくペーパレス化する。
引き出しや、ファイルにする書類はしょっちゅう見ないといけない物だけにして、
基本はＰＤＦで保存するべきです。その方が容量も保存できるし、検索も楽です。
もしくはエクセルの表にするかだと思います。
今は電子印もあるので、押印して出力等も楽にできますよね。紙である理由はないです。
新規の情報は必ず管理表等に記載する。
エクセル等でそれぞれ管理表を作ってるのですが、新しい情報は直ぐに記載する様にします。
一般常識としてもそうですが、同じ事を２回聞くのはマジでＮＧです。
ただ記載した情報がすぐ取り出せないのなら、それは記載してないのと同じです。
まとめ
仕事中に「あの資料どこだっけ？」 と中々出てこない事はありませんか？
時間は使うし、ストレスはたまるしで良い事はないですよね？
仕事中に、探し物をする時間は結構あると思います。
そこを短縮しないで、業務効率を上げる事は出来ないと思います。
業務効率についての記事はコチラ。
https://tka328.com/post-957/
時間を中々作れない人は、まずオフィスでは整理整頓して、情報をカテゴリー分けして、
必要な情報はすぐ取り出せる様に工夫してみて下さい、
これだけでも、かなり時間を作る事が出来ると思います。
キレイにする事で、自分も気持ち良いし、周りの評価も良くなると思いますので、
ぜひ実践してみて頂ければと思い、書いてみました。
以上
オフィスでは整理整頓した方が良い理由。【業務効率アップ】でした。
最後までお付き合い頂き、有難うございました。
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